Tujuan dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Administrasi Perkantoran adalah suatu serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi tersebut secara sistematik.
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang artinya suatu intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti dapat membantu, melayani, atau memenuhi.
Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan suatu kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam menciptakan suatu organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai suatu aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar lebih memahami apa yang dimaksud administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi administrasi perkantoran menurut para ahli diantaranya :
1. George Terry
Administrasi Perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi suatu penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Administrasi Perkantoran adalah suatu turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
3. Suparjati
Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dalam melakukan fungsi manajemen.
4. Arthur Granger
Administrasi Perkantoran ini berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Administrasi Perkantoran adalah suatu pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara umum tujuan dari suatu proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.
- Teknis yang memiliki manfaat dan daya guna.
- Ekonomis yang harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
- Psikologis dapat memberikan kepuasan.
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap diantaranya :
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk suatu pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Melakukan suatu pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
- Menerapkan suatu kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk dapat mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Memberikan suatu pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
- Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat suatu laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
- Melakukan suatu proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
- Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan suatu perusahaan kepada para pegawai.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ini memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan samapai luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut karakteristik atau ciri-ciri administrasi perkantoran yaitu :
- Bersifat dalam Pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang.
Hal ini bermakna bahwa suatu pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi. - Merembes dan dapat dilaksanakan oleh semua pihak.
Hal ini bermakna bahwa suatu pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi. - Hasil akhirnya berupa suatu informasi.
Informasi ini adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap suatu informasi yang berada di kantor lain yakni pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb. - Bersifat untuk memudahkan.
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki macam-macam kegiatan dari setiap perusahaan yang dipersatukan. - Bersifat sebagai pengetikan dan penghitungan.
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan yang mengetik. - Dapat dilakukan oleh semua pihak.
Pekerjaan kantor yang tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam suatu perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.
Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya sebagai berikut :
1. Aktivitas Kantor
Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya adalah :
- Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah suatu proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri atas :
- Perencanaan gedung
- Tata ruang kantor
- Penerangan atau cahaya
- Ventilasi
- Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
- Anggaran (budgetting) perkantoran
- Standar kualitas kerja
- Sistem informasi dan telekomuniktasi
- Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi yang meliputi :
- Pembagian suatu tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.
- Pemeliharaan suatu hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan.
- Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat dan sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
- Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegaitan yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan suatu lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran ialah sebagai berikut :
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan suatu pengawasan terhadap bawahan.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan suatu motivasi terhadap bawahan.
- Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan suatu masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
- Penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi.
- Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk dapat berkomunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan lancar.
- Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam hal pemberian gaji karyawan.
- Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
Pengawasan perkantoran adalah suatu kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran adalah terdiri dari :
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran
2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana atau fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :
- Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang dapat diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut :
- Keamanan
- Lingkungan
- Harga
- Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan suatu gedung adalah sebagai berikut :
- Gedung yang menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
- Gedung yang memiliki fasilitas yang memadai.
- Harga gedung yang harus kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.
- Peralatan
Peralatan yang digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai berikut :
- Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, ini memiliki peranan penting dalam kantor.
- Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, dan tinta printer serta peralatan habis pakai lainnya.
- Interior
Interior adalah suatu tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.
- Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan suatu kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada 5 fungsi administrasi perkantoran yang ada kaitannya dengan operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran sebagai berikut :
- Fungsi Rutin yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
- Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
- Fungsi Analis yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
- Fungsi Interpersonal yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.
- Fungsi Manajerial yaitu suatu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
- Organisasi ialah mengelompokkan dan menyusun suatu kerangka kerja, jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
- Manajemen berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah ditentukan dan dapat tercapai dengan baik.
- Komunikasi adalah suatu kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
- Informasi adalah suatu kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
- Personalia ialah suatu kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan tenaga kerja
- Keuangan adalah suatu kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
- Perbekalan adalah suatu kegiatan yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
- Humas ialah suatu kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.