Proses transaksi antara konsumen, pemilik usaha, dan supplier pasti akan terjadi disetiap bisnis. Sebuah transaksi bisnis, biasanya akan selalu dibuatkan suatu catatan, seperti nota atau faktur sebagai bukti transaksi. Selain sebagai bukti fisik pada setiap transaksi bisnis, faktur juga bisa menjadi dokumen untuk pelanggan maupun perusahaan.
Jika perusahaan bergerak dibidang penjualan produk maka bukti transaski bisa dalam bentuk nota penjualan, kuitansi penjualan, ataupun faktur penjualan.
Faktur penjualan adalah alat bukti yang diterima seorang pembeli dari seorang penjual barang ataupun jasa. Biasanya faktur penjualan akan diterima oleh si pembeli apabila produk yang dipesan telah tiba di tempat tujuan.
Faktur penjualan sangat dibutuhkan sebagai bukti fisik dan dokumen keuangan yang nantinya dapat digunakan sebagai bukti jika suatu saat pelanggan melakukan komplain. Berapapun jumlah transaksi, perusahaan profesional akan selalu memberikan faktur penjualan meskipun konsumen tidak memintanya.
Dalam membuat faktur penjualan, ada beberapa komponen penting yang harus Anda perhatikan seperti.
a. Identitas Perusahaan
Tampilkan secara lengkap tentang nama, logo, slogan, dan alamat perusahaan.
Hal ini juga bisa berfungsi sebagai media promosi. Data lengkap perusahaan sebagai identitas akan membuat faktur penjualan terlihat lebih jelas dan tidak meragukan.
b. Nama Pelanggan
Tulis secara lengkap nama dan alamat pelanggan Anda. Hal ini sangat penting sebagai data fisik bagi Anda maupun pelanggan.
Pastikan penulisan nama pelanggan Anda benar. Penulisan nama yang salah bisa membuat faktur penjualan kurang terlihat professional. Nama pelanggan ini adalah salah satu contoh komponen faktur penjualan yang harus ada.
c. Kode atau Nomor Transaksi
Ini sangat penting, untuk membedakan transaksi yang satu dan transaksi lainnya. Nomor transaksi ini bermanfaat baik bagi perusahaan maupun pelanggan sebagai identitas transaksi yang telah dilakukan.
Dengan adanya kode atau nomor transaksi, maka antara satu faktur dan faktur lainnya tidak akan tertukar dan membingungkan. Oleh karena itu, pencatatan nomor transaksi merupakan hal yang penting.
d. Tanggal Transaksi Seperti Pada Contoh Faktur Penjualan Di Aplikasi Jurnal
Tanggal transaksi akan memberikan informasi kapan transaksi ini terjadi. Anda juga diperbolehkan menambahkan jam jika dibutuhkan.
e. Detail Transaksi
Pada daftar contoh komponen faktur penjualan ini, Anda bisa menjelaskan semua mengenai barang yang Anda jual seperti kode dan nama barang, jumlah, satuan, harga satuan, diskon, dan total harga.
Sebutkan secara jelas jika ada permintaan spesial dari pelanggan. Hal ini untuk memperjelas faktur penjualan dan transaksi antara kedua belah pihak.
f. Jumlah Harga yang Harus Dibayar
Jumlah harga yang harus dibayar di sini meliputi subtotal yang merupakan jumlah dari harga setiap barang, PPN atau Pajak yang diambil dari subtotal, dan juga total keseluruhan sebagai jumlah harga yang harus dibayar oleh pelanggan.
Hal ini sangat penting dicantumkan untuk mengetahui beban yang harus dibayar oleh pelanggan secara jelas.
Jadi pelanggan akan merasa bahwa transaksi tetap transparan dengan nominal angka yang jelas pada contoh komponen faktur penjualan berupa harga yang harus dibayar ini.
g. Nama dan Tanda Tangan Kasir
Isilah nama dan tanda tangan kasir secara lengkap.
Hal ini memudahkan jika terjadi kesalahan pencatatan, Anda akan lebih mudah mengetahui siapa yang melakukan transaksi tersebut.
h. Nama dan Tanda Tangan Penerima
Dengan menuliskan nama dan tanda tangan penerima, Anda dapat mengetahui kepada siapa barang diberikan.
Hal ini juga dapat mengurangi risiko adanya komplain dari pelanggan.
i. Stempel Perusahaan
Sebagai sebuah dokumen yang resmi, sebaiknya pada faktur penjualan tunai/kredit ditambahkan stempel resmi perusahaan.
Stempel ini berfungsi sebagai penanda keaslian atau keabsahan dari faktur yang dibuat.
Selain itu contoh komponen faktur penjualan stempel ini juga berfungsi untuk mengurangi percobaan pemalsuan dokumen.
j. Keterangan Lain Seperti Pada Contoh Faktur Penjualan Pada Umumnya
Keterangan lain yang dapat ditambahkan pada sebuah faktur adalah keterangan mengenai syarat dan ketentuan atas transaksi.
Seperti ‘barang yang sudah dibeli tidak dapat ditukar atau dikembalikan’ dan lain sebagainya.
Dengan adanya keterangan lain yang tercantum di dalam contoh dokumen faktur penjualan, maka pelanggan akan jelas terhadap keterangan tersebut dan memudahkan perusahaan mengurangi komplain yang tidak sesuai.