Proyek atau Project adalah suatu kegiatan dengan target yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Ini berarti proyek tidak selalu berkaitan dengan konstruksi saja seperti yang banyak dikenal oleh orang awam. Setiap bidang pekerjaan memiliki proyeknya masing-masing.
Tahap-tahap Managemen Proyek
1. Inisiasi
Merupakan tahap awal sebuah proyek yaitu proses memulai menentukan sifat dan ruang lingkup sebuah proyek . Jika tahap ini tidak berjalan dengan baik, kemungkinan besar proyek dapat mengalami kegagalan. Yang dibutuhkan dalam proses ini adalah pemahaman tentang lingkungan bisnis dan memastikan bahwa proyek terkendali dengan baik. Setiap kekurangan harus segera dilaporkan dan diperbaiki.
Tahap inisiasi mencakup rencana yang melipti bidang-bidang berikut :
- Menganalisis kebutuhan bisnis
- Menganalisis anggaran biaya
- Menganalisis stakeholder
- Piagam proyek
2. Perencanaan
Proyek direncanakan secara lebih detail. Merencanakan waktu, biaya, dan sumber daya yang memadai untuk keperluan kerja. Perencanaan proyek terdiri dari :
- Menentukan bagaimana merencanakan
- Memilih tim perencanaan
- Menciptakan struktur rincian kerja
- Mengidentifikasi kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek
- Memperkirakan sumber daya untuk kegiatan
- Memperkirakan biaya dan waktu untuk kegiatan
- Membuat jadwal kegiatan
- Membuat anggaran
- Perencanaan risiko apabila terjadi sesuatu diluar rencana awal
3. Pelaksanaan
Apabila perencanaan telah cukup jelas dan detail, maka proyek dapat dilaksanakan dan tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Tahap ini melibatkan alokasi, kordinasi dan pengelolaan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti bahan dan anggaran.
4. Pengendalian
Pengendalian dilaksanakan untuk mengamati pelaksanaan proyek agar proyek tetap berjalan sesuai rencana sehingga masalah yang sewaktu-waktu dapat muncul ditengah jalan dapat diidentifikasi secara tepat waktu dan tindakan untuk menyelesaikan masalah dapay diambil. Pengendalian proyek meliputi :
- Mengukur kegiatan proyek yang sedang berlangsung
- Pemantauan variable proyek (biaya, usaha, ruang lingkup, dll)
- Mengidentifikasi tindakan dalam menyelesaikan masalah
5. Penutup
Penutupan merupakan akhir dari sebuah proyek. Kegiatan penutupan meliputi pengarsipan file dan pendokumentasian. Tahap penutup terdiri dari:
- Kontrak penutupan (menutup setiap kontrak berlaku untuk proyek atau tahap proyek)
- Finalisasi semua kegiatan di semua kelompok (menutup proyek)
Apa yang dimaksud Project Manager ?
Manajer proyek adalah seorang yang professional dalam bidang manajemen proyek. Manajer proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan , pelaksanaan proyek, dan penutupan dari sebuah proyek.
Tugas Project Manager, yaitu sebagai berikut :
- Memimpin perencanaan dan pelaksanaan proyek
- Mendefinisikan ruang lingkup proyek, tujuan dan penyampaiannya
- Menyusun dan mengkoordinasikan staff proyek
- Mengelola anggaran dan alokasi sumber daya proyek
- Perencanaan dan penjadwalan proyek
- Memberikan arahan dan dukungan untuk tim proyek
- Terus-menerus memantau dan melaporkan kemajuan proyek kepada seluruh stakeholders
- Membuat laporan yang memuat kemajuan proyek, masalah dan solusi
- Melaksanakan dan mengelola perubahan proyek dan melakukan intervensi untuk mencapai hasil proyek
- Melakukan evaluasi dan penilaian hasil