Tips Produktifitas No 1 untuk Menyelesaikan Pekerjaan Lebih Cepat

Apakah Anda pernah mengeluh tentang kekurangan waktu? Anda merasa ada begitu banyak hal yang harus diselesaikan tetapi tidak ada waktu. Anda merasa waktu 24 jam itu kurang. Anda merasa agak stress dan tertekan kalau memikirkan daftar task atau kerjaan yang harus dilakukan.

Jika pernah, Selamat!! Berarti Anda NORMAL!! he..he.. 

Apalagi kalau Anda baru memulai bisnis online. Daftar hal yang harus Anda kerjakan ada banyak (seperti tidak ada habisnya). Dari riset keyword, buat website, mengisi konten, melakukan SEO (On Page & Off Page), Social Media, Promosi, Jawab Email dan masih banyak lagi.

Saya dulu pikir cuma saya yang sering merasa begitu. Coba saja 1 hari itu 36 jam, pasti semua pekerjaan bisa saya selesaikan (gimana caranya he..he.. asal mikir saja). Ternyata setelah banyak ngobrol dan diskusi dengan teman, klien dan alumni dari training/workshop, ternyata banyak sekali yang merasakan hal yang sama.

Ada banyak pekerjaan, waktunya yang kurang. Kira-kira begitu inti dari keluhan saya dan banyak orang yang saya ajak diskusi.

Tetapi kalau kita melihat kenyataan, orang yang sukses di karir atau bisnis atau dibidang apapun, punya waktu yang sama dengan kita yaitu 24 jam sehari. Tuhan tidak memberikan waktu extra 28 jam untuk orang-orang special yang meraih prestasi tinggi ini. Setiap manusia yang hidup di bumi, punya waktu yang sama yaitu 24 jam.

Kenyataan ini membuat saya lalu berpikir :

Apa hal berbeda yang dilakukan oleh orang yang sukses sehingga mereka bisa produktif dan menyelesaikan banyak hal?

Pertanyaan yang muncul di pikiran saya tersebut membuat saya sejak beberapa tahun yang lalu, tergila-gila dan sangat tertarik dengan topik yang sering disebut sebagai Productivity atau Produktifitas dalam bahasa Indonesia. Seseorang biasa disebut produktif saat dia bisa menghasilkan banyak output atau menyelesaikan banyak hal.

Saya mempelajari baanyaaak sekali buku, artikel, course, tools, seminar dll tentang topik bagaimana menjadi lebih produktif. Ternyata ilmu produktifitas sangatlah luas. Saya pelajari satu per satu dan mulai mempraktekkannya.

Ajaib!

Saat saya mulai mempraktekkannya, saya merasakan manfaat dan kemajuan yang luar biasa. Saya berhasil menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Saya merasa lebih efisien, lebih produktif dan lebih stress-free.

Apapun karir Anda, karyawan, pebisnis, pemimpin organisasi sosial, ibu rumah tangga, siapapun, ilmu produktifitas pasti juga akan berguna bagi kehidupan Anda.

Nah oleh sebab itu, kali ini saya ingin membagikan satu tips terpenting (dari ratusan tips) produktifitas yang saya berani jamin akan membantu Anda menyelesaikan pekerjaan Anda dengan lebih cepat.

Apa satu tips produktifitas no 1 ini? Namanya: Time Boxing

Apa itu Time Boxing?

Terus terang, saya tidak tahu dalam bahasa indonesia enaknya disebut apa.

Masak “Tinju Waktu?” Aneh kan?

“Waktu Bertinju?”  Tambah ngawur he..he.. 

Ya jadi biarin lah kita tetap sebut Time Boxing.

Tips ini mengajarkan bahwa untuk bisa menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cepat, Anda harus MEMBLOK satu waktu dan Anda FOKUS mengerjakan hanya SATU HAL yang ingin Anda selesaikan.

Kuncinya disini ada dua hal yaitu:

1. Blok Satu Waktu.
2. Fokus Satu Hal.

Jadi misalkan Anda mau menulis sebuah artikel untuk website Anda tentang topik x maka yang harus Anda lakukan adalah :

1. Blok Satu Waktu. Tentukan kapan Anda mau menulisnya, jam berapa dan berapa lama.
2. Fokus Satu Hal. Anda hanya FOKUS untuk menulis artikel tersebut. Tidak ada hal lain yang Anda pikirkan dan lakukan. Tidak ada cek email atau facebook. Tidak ada terima telpon atau baca message yang masuk. Tidak ada itu semua. Anda hanya FOKUS ke satu hal yaitu menulis artikel.

Saat Anda melakukan dengan cara seperti itu, saya berani jamin Anda akan menyelesaikan pekerjaan Anda dengan jauh lebih cepat.

Mengapa?

Banyak riset telah menunjukkan bahwa otak manusia sebenarnya tidak bisa melakukan Multi-Tasking (mengerjakan banyak hal dalam satu saat) kecuali hal yang sudah di bawah sadar seperti bernapas, jalan kaki dan sejenisnya.

Yang sebenarnya sering kita lakukan hanyalah Task-Switching (bergantian mengerjakan sesuatu).

Para ilmuwan yang melakukan riset ini mendapatkan bukti bahwa saat Anda berpindah fokus mengerjakan hal lain (misal Task B) saat sedang mengerjakan sesuatu (misal Task A) maka saat Anda selesai mengerjakan Task B dan balik mengerjakan Task A kembali, Anda perlu waktu sekitar 10-15 menit untuk penyesuaian dan membuat pikiran Anda bisa fokus secara mendalam kembali ke Task A.

Jadi tiap kali Anda melakukan Task Switching, sebenarnya Anda membuang waktu 10-15 hanya agar bisa fokus kembali. Jadi akhirnya Anda akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk menyelesaikan sesuatu hal.

Oleh sebab itu, Time Boxing ini sangatlah efektif. Karena dalam satu waktu, Anda hanya fokus mengerjakan satu hal sampai selesai.

Tips Melakukan Time Boxing

Nah dari melakukan strategi Time Boxing selama bertahun-tahun, saya ada beberapa tips agar Anda bisa menerapkan Time Boxing dengan lebih efektif, yaitu:

1. Pilihlah waktu dimana Anda minim mendapat gangguan.

Untuk memudahkan untuk fokus, carilah waktu yang Anda rasa akan minim gangguan seperti di pagi hari saat anggota keluarga lain belum bangun atau di malam hari saat semua orang di rumah sudah tidur.

Jangan pilih waktu saat anak-anak lagi bersiap ke sekolah atau baru pulang sekolah misalkan, wah waktu-waktu begitu biasanya rame dan hiruk pikuk 

Atau kalau di jam kantor, Anda bisa memilih waktu saat makan siang, dimana rekan-rekan Anda mungkin pergi makan siang selama 1 jam, Anda cukup katering dan makan siang selama 15 menit, sisa waktu 45 menit bisa digunakan bekerja dengan fokus.

Sebagai Online Entrepreneur yang banyak bekerja dari rumah (walaupun saya punya kantor tempat staf saya bekerja), saya mendapatkan waktu terbaik saya untuk fokus adalah saat dini hari sebelum istri dan anak saya bangun.

Saya lalu break saat anak bangun, membantunya untuk siap-siap dan mengantar ke sekolah. Setelah itu barulah saya bisa bekerja lagi dengan tenang.

Saat siang hari, setelah jam 12 siang, saya sudah sulit fokus untuk kerja karena saya biasa menerima telpon, bertemu klien, meeting dengan team dan jemput anak saya dari sekolah.

Jadi pelajari aktivitas harian Anda dan perhatikan waktu mana yang terbaik bagi diri Anda untuk bisa lebih fokus.

2. Pilih tempat dimana Anda bisa sendirian atau tidak diajak bicara  oleh orang lain.

Saya mempunyai ruang kerja pribadi dan saya membuat perjanjian dengan anggota keluarga (istri dan anak saya) bahwa kalau pintu tertutup, berarti saya tidak ingin diganggu, kecuali emergency, ada kebakaran misalnya ha..ha..

Atau jika Anda tidak punya ruang kerja pribadi atau tempat dimana Anda bisa sendirian maka Anda bisa memilih tempat umum seperti perpustakaan, coffee shop  atau tempat nongkrong dimana Anda bisa duduk dengan tenang dan fokus bekerja.

Saya cukup sering melakukan hal ini. Saat saya ingin suasana baru agar kreatifitas kembali muncul, saya pergi ke Starbuck, Kopitiam atau tempat nongkrong sejenisnya. Kalau pagi hari biasa masih sepi dan kemungkinan sangat kecil Anda bertemu dengan teman atau orang yang Anda kenal.

3. Matikan atau buatlah Silent semua gadget Anda.

Jaman sekarang, hidup manusia sudah tidak sama dengan seperti dulu. Kita secara konstan dibombardir hal-hal yang meminta perhatian kita.

Smartphone kita secara konstan berbunyi saat ada SMS, BBM, pesan dari aplikasi Instant Messaging atau email baru masuk. kita jadi tergoda untuk melihatnya.

Dan saat melihat pesan tersebut, tiba-tiba muncul notifikasi dari aplikasi Facebook atau Twitter di smartphone kita. Jadi tergoda lagi untuk masuk ke sana dan membacanya, ada link di klik lalu baca-baca dan akhirnya tiba-tiba kita baru sadar, sudah 1 jam, kita belum ngerjain apa pun.

Sering punya pengalaman seperti itu? he..he..

Itulah sebabnya Anda perlu menghilangkan distraction atau gangguan atau interupsi yang mungkin terjadi dari gadget Anda.

Anda sudah memblok waktu untuk FOKUS mengerjakan SATU HAL maka Anda perlu konsentrasi untuk mengerjakan SATU HAL tersebut. Hal lain minggir dulu, nanti kalau dah selesai SATU HAL nya, baru Anda boleh beri perhatian ke gadget Anda.

Jadi matikan atau buat silent semua gadget Anda (HP, Smartphone, atau Tablet atau bahkan Handy Talkie atau Pager, jika mungkin Anda masih membawanya ha..ha..).

4. Bagilah waktu Anda menjadi beberapa blok waktu

Pecahlah waktu yang Anda alokasikan di Time Boxing  menjadi beberapa periode 25 menit kerja dan 5 menit break.

Jadi semisal Anda mengalokasikan waktu 2 jam untuk menulis artikel atau mendisain sesuatu, Anda jangan bekerja terus menerus selama 2 jam tersebut. Mengapa?

Riset menunjukkan fokus atau konsentrasi manusia itu cara kerjanya seperti otot/muscle. Cobalah Anda mengangkat barang berat cukup lama, tanpa break/berhenti, pasti Anda cuma bisa mengangkatnya dalam jangka waktu sebentar saja. Tapi kalau Anda kasi break sebentar, lalu baru angkat lagi, total waktunya pasti lebih lama.

Sama dengan fokus atau konsentrasi. Sulit sekali untuk fokus dan berkonsentrasi selama 2 jam penuh. Jadi yang perlu dilakukan adalah dipecah menjadi beberapa bagian. Riset menunjukkan bahwa manusia bisa fokus atau berkonsentrasi penuh hanya sekitar 25-40 menit, setelah itu perlu break 5 s/d 15 menit.

Teknik ini dikenal luas dengan nama Teknik Pomodoro, Anda bisa baca lengkapnya di website Pomodoro Technique. Di website tersebut, Anda disarankan untuk fokus bekerja selama 25 menit setelah itu break 5 menit. Setelah 4x sesi 25 menit seperti itu, break lebih panjang 15-30 menit.

Anda bisa menggunakan timer di smartphone Anda. Bisa pakai aplikasi khusus pomodoro yang banyak dibuat orang. Saya sendiri pakai aplikasi Focus Time di IOS yang memang bisa diatur berapa menit waktu fokus dan waktu break.

Kalau tidak mau pakai aplikasi atau smartphone, Anda juga bisa kok pakai timer berupa telor yang biasa digunakan ibu-ibu untuk masak (untuk reminder agar masakannya gak gosong he..he..) Apapun alatnya tidak jadi masalah, yang penting tujuannya tercapai.

Anda bisa bereksperimen berapa menit kerja fokus yang cocok buat Anda. Silakan Anda testing dan uji coba diri Anda sendiri.

Saya pernah coba beberapa periode waktu seperti 25 menit, 30 menit, 40 menit bahkan hingga 45 menit. Wah berat banget fokus selama 45 menit. Setelah itu rasanya jadi pingin break lama.

Saya akhirnya cenderung memilih 30 menit dan break 5 menit agar memudahkan saya menghitung dalam sehari sebenarnya saya bekerja secara fokus berapa banyak. Jadi di aplikasi yang saya gunakan (Focus Time di IOS) tiap sesi disimbulkan dengan 1 dot/titik.

Jadi sehari kalau ada 8 titik/dots, saya tahu saya sudah kerja fokus selama 4 jam (sudah bagus banget tuh kerja fokus 4 jam he..he..).

Jadi itulah Time Boxing yang menurut saya merupakan tips produktifitas yang telah sangat membantu saya bisa menyelesaikan banyak pekerjaan dengan lebih cepat. Saya jamin saat Anda melakukannya, Anda juga akan merasakan perbedaannya.

Ini baru satu tips, saya ada banyak sekali tips di bidang produktifitas yang saya pelajari selama bertahun-tahun. Saya akan sharing tips lainnya di artikel lain.

Jika Anda ingin mendapat pemberitahuan saat ada artikel baru, silakan join Free Newsletter dengan memasukkan nama dan email Anda di bawah ini.

Salam Sukses dan Bahagia,

Sukarto Sudjono

Saat artikel ini Anda rasa bermanfaat, silakan share melalui tombol Social Media yang disediakan agar lebih banyak orang mendapat manfaatnya. 

Anda juga bisa meninggalkan komentar atau pertanyaan di bawah ini. Saya berusaha membaca komentar dan menjawab setiap pertanyaan yang masuk.