Tips Mengirim email Formal dalam Bahasa Inggris

Dalam berkirim pesan ataupun surat, tentu ada hal yang harus diperhatikan diantaranya etika serta konten dari surat tersebut. Terlebih saat Anda hendak mengirimkan surat elektronik (email) dalam melamar kerja ataupun kepentingan formal lainnya.

Akan tetapi, banyak dari kita yang kurang memahami tata cara menulis email secara sopan dan formal terutama dalam bahasa Inggris. Tentu hal ini akan sangat berguna bagi Anda yang ingin melamar beasiswa maupun melamar pekerjaan ke perusahaan besar.

Berikut ini merupakan tips yang bisa Anda gunakan sebagai referensi dalam menulis sebuah e-mail formal.

1. Use a neutral email address

Usahakan alamat email Anda adalah bagian dari nama Anda seperti [email protected]. Hindari menggunakan email dengan nama yang sulit untuk dibaca serta tidak berhubungan dengan nama Anda.

2. Subject Line

Selalu menggunakan judul yang tegas dan jelas pada setiap pengiriman e-mail (contoh: Re: Summary of Our Meeting with Kesekolah.com).

3. Use a proper salutation

Gunakan titel yang benar diikuti nama belakang penerima, seperti "Dear Sir/Madam"

4. Introduce yourself in the first paragraph (if necessary)

Jangan lupa untuk menuliskan tujuan Anda mengirim email contoh: (My name is Faqih Faturahman. I’m contacting you to offer you to complete your school to be included in Kesekolah.com school directory)

5. Simplified Sentences

Hindari penggunaan kata-kata yang tidak efektif dan jauh dari tujuan pengiriman pesan.

6. Think of who your reader is going to be

Apakah itu teman, rekan kerja, seorang klien, atau bahkan bos Anda? Email mana yang harus Anda gunakan formal atau informal? Nah dibawah ini ada beberapa contoh kalimat email yang formal dan tidak.

Informal - Thanks for emailing me on 15th February
Formal - Thank you for your email dated 15th February

Informal - Sorry, I can’t make it
Formal - I am afraid I will not be able to attend

Beberapa email yang ditujukan ke rekan kerja juga bisa dilakukan dengan informal jika Anda sudah punya hubungan yang dekat dengan mereka. Nah Anda bisa juga menggunakan bahasa sehari-hari seperti, ‘Don’t Forget’, ‘Catch you later’, ‘Cheeres’. Nah jika email itu ditujukan ke klien atau atasan dikantor, grammar yang buruk mungkin masih bisa diterima.

7. Be very careful of capital letters, punctuation, speeling, and basic grammar

Walaupun hal-hal diatas masih bisa diterima jika email yang dikirim informal, sebelum mengirim email periksa kembali apakaha ada typo, miss grammar, dll.

8. Use the correct form of leave taking

Gunakan salam penutup tergantung penerima, contoh

•     Yours sincerely,
•     Yours cordially,
•     Respectfully,
•     Best,
•     Your Student,

9. Sign with your full name

Jika Anda mempunyai gelar, sertakan nama, nama perusahaan atau website, blog, contact.

Semoga bermanfaat!